“เวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุด” เชื่อว่าหลาย ๆ คนน่าจะเคยได้ยินคำนี้ และก็ยังเป็นสิ่งที่ทุกคน “มีเท่ากัน” หากจัดสรรให้ดีสิ่งนี้ก็จะยิ่งทำให้เราได้รู้ว่าเวลามีมูลค่ามากขนาดไหน ในแวดวงของธุรกิจนั้น ผู้บริหารมักให้ความสำคัญกับสิ่งนี้มาก ไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดเล็ก-ใหญ่ โรงงานอุตสาหกรรม โรงกลึง แต่สำหรับในระดับบุคคลนั้นเราก็สามารถบริหารเวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่ตัวเราเองได้เช่นกัน ซึ่งหากทำได้ดี สิ่งนี้ก็จะเอฟเฟกต์ไปสู่สเกลที่ใหญ่กว่าอย่างองค์กรที่เราอยู่ รวมถึงการที่เราใช้ชีวิตได้อย่างเต็มประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิมอย่างที่ไม่เคยเป็นมาก่อน
ความเป็นมาของ Time Boxing
เทคนิคการพัฒนาตนเองอย่างนึงสำหรับการบริหารเวลา รู้จักกันในชื่อสากลว่า “Time Boxing” ซึ่งคนที่ทำให้รู้จักเป็นวงกว้าง คือ เบนจามิน แฟรงคลิน (Benjamin Franklin) นั่นเท่ากับว่าผู้คนได้เริ่มใช้หลักการนี้มาเป็นศตวรรษแล้ว แต่ก็มีอีกแหล่งนึงที่บอกว่าชื่อนี้ได้มาจากเรียงความของ ซีริล นอร์ธโคต พาร์คินสัน (Cyril Northcote Parkinson) ที่ตีพิมพ์บน The Economist เมื่อปี 1995 จนกระทั่งเร็ว ๆ นี้มีผู้คนมากมายนั้นเริ่มเห็นความสำคัญของเทคนิคนี้ โดยมองว่า “งานทุกอย่างสามารถขยายไปจนเต็มเวลาได้จนกว่าจะเสร็จ” ซึ่งมันน่าจะโอเคกว่านี้หากมีการจำกัดเวลาที่เหมาะสมของแต่ละงานอย่างพอดี
ประโยชน์ของการบริหารเวลา
เป็นเทคนิคพื้นฐานที่คนประสบความสำเร็จนั้นเลือกใช้กัน อย่างที่กล่าวอยู่เสมอว่าหากมีการจัดสรรกรอบเวลาเฉพาะให้แต่ละงานและเน้นเฉพาะงานนั้นในช่วงเวลาที่กำหนด นอกจะแบ่งส่วนที่เหลือไปทำอย่างอื่นได้แล้ว เราอาจจะได้งานที่ทรงประสิทธิภาพจากการโฟกัสอีกด้วย
- ช่วยให้คุณวางแผนระหว่างวันได้อย่างรอบคอบ การที่หลายคนละเลยการวางแผนงานในแต่ละวันอย่างเหมาะสม อาจเป็นหนึ่งในสาเหตุที่ผลงานออกมาไม่ดีเท่าที่ควร
- ช่วยให้คุณแน่ใจได้ว่ากำลังใช้เวลากับการทำงานอย่างมีประสิทธิผล และมุ่งเน้นจัดสรรให้กับงานที่สำคัญที่สุดของคุณในแต่ละวันอย่างเป็นลำดับ เป็นขั้นเป็นตอน
- ช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการกำหนดนเส้นตายที่เข้มงวดในการทำงาน ในขณะเดียวกันยังทำให้คุณไม่ใช้เวลากับงานไหนมากเกินความจำเป็น
- ช่วยให้คุณมีสมาธิกับแต่ละงานได้มากกว่าเดิม จดจ่อได้มากกว่าเดิม ยิ่งหากคุณเข้มงวดกับกระบวนการนี้ จะทำให้คุณทำงานเสร็จอย่างแน่นอนในแต่ละเซสชั่น
- ช่วยให้คุณประเมินระยะเวลาของสิ่งต่าง ๆ ได้ดีขึ้น เรียกว่านี่น่าจะเป็นเทคนิคที่ยอดเยี่ยมในการเมินแล้วว่างานแต่ละงานนั้นใช้เวลาแค่ไหน
- การมีกรอบของเวลากำหนดเอาไว้ บังคับให้ตัวเองต้องหยุดเมื่อหมดเวลา นอกจากจะอธิบายว่าแต่ละงานนั้นกินเวลาเท่าใดถึงเสร็จสมบูรณ์ จะทำให้คุณแพลนชีวิตแต่ละวันล่วงหน้าได้อย่างรวดเร็ว
7 สเตป เทคนิคบริหารเวลาเบื้องต้น
- ตรวจสอบงานของคุณ : เริ่มจากทำรายการ “สิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ” ออกมาก่อน จะใช้ทำเป็นแบบรายสัปดาห์ หรือรายเดือนก็แล้วแต่ เรียงลำดับความสำคัญแล้วค่อยวางแผนจัดทำรายการตามกรอบเวลาในแพลนของคุณ
- เลือกโฟกัสทีละงาน : เมื่อมีกรอบเวลาแน่ชัดแล้วให้เลือกทำไปทีละงานแบบเต็มที่ 100% โดยส่วนใหญ่แล้วจะเลือกงานที่สำคัญสุดในรายการก่อน
- กำหนดเป้าหมายชัดเจน : ระบุวัตถุประสงค์ของงานและกำหนดด้วยว่าคุณจะทราบได้อย่างไรเมื่อเสร็จสิ้น พยายามทำรายการสิ่งที่ต้องให้เสร็จสิ้นตามเป้าให้ได้
- จัดสรรเวลา / จำกัดเวลา : สิ่งที่คุณต้องท่องเอาไว้เลย “เวลาทำงานจะขยายตามกรอบเวลาที่มี” ดังนั้น คุณต้องกำหนดเวลาอย่างเข้มงวดสำหรับแต่ละรายการ พยายามทำให้สั้นลงที่สุด แต่ก็ต้องสมเหตุสมผลด้วย
- ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2-4 : ในทุก ๆ งานใช้สเตป 1-4 ในการจัดสรร แล้วแบ่งไปในแต่ละวันให้ครบตามเป้าหมายสุดท้ายที่คุณได้แพลนเอาไว้ทั้งหมด
- ดำเนินการตามแผนอย่างเคร่งครัด : ทำทุกสิ่งตามแพลนที่กำหนดให้ได้แบบ 100 เปอร์เซนต์ เสร็จเร็วกว่ากำหนดได้แต่ไม่ควรช้ากว่า เพราะจะกระทบทุกรายการที่เหลือเป็นทอด ๆ
- ตั้งเวลาชัดเจน และ จัดการสิ่งรบกวน : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จัดสรรอย่างดี และมีการตั้งเวลาอย่างชัดเจนในแต่ละงาน ที่สำคัญเลยคุณจำเป็นต้องจัดการสิ่งรบกวนที่อาจทำให้ถูกขัดจังหวะระหว่างงานอย่างจริงจังด้วย
เมื่อทำครบตามสเตปนี้ เพื่อให้แนวทางการพัฒนาตนเองได้ผลสัมฤทธิ์อย่างชัดเจน คุณควรประเมินผลลัพธ์หลังสำเร็จภารกิจด้วย โดยให้ประเมินตามความเป็นจริงที่สุด เพื่อที่จะได้ปรับปรุงการประมาณเวลาในอนาคตได้อย่างเต็มประสิทธิภาพขึ้นเรื่อย ๆ
ทำไมเราถึงควรใช้เทคนิคบริหารเวลา ?
มาถึงตรงนี้หลายคนอาจจะเริ่มคิดตามว่า เทคนิคการพัฒนาตนเองนี้เหมาะกับเรามั้ย ต้องเป็นคนประเภทไหน ระดับไหน ถึงใช้เทคนิคนี้ได้ ถ้ากำลังกังวลอยู่ เลิกคิดได้เลย ! เพราะสิ่งนี้มันแทบจะเป็นหลักการอันเป็นประโยชน์แบบสากลที่ใช้ได้กับทุกคน ทุกเพศ ทุกวัย แต่ถ้าจะให้ยกตัวอย่างบุคคล 2 ประเภทที่ “จำเป็น” และส่วนใหญ่ก็ใช้กันอยู่แล้ว คือ บรรดาโปรเจกต์เมเนเจอร์ กับ ผู้นำองค์กรทั้งหลาย อย่างที่ได้เกริ่นไว้ในตอนต้นนั่นแหละ
เอลอน มัสค์ (Elon Musk) กล่าวไว้ว่า “หากคุณให้เวลาตัวเอง 30 วันในการทำความสะอาดบ้าน มันก็จะใช้เวลา 30 วัน แต่ถ้าคุณให้เวลาตัวเอง 3 ชั่วโมง มันก็จะใช้เวลาเพียง 3 ชั่วโมงเท่านั้น” นี่คือประโยคทองของหัวเรือใหญ่เทสลาและโครงการสุดล้ำอีกมากมายที่ถูกนำมารีรันบ่อยที่สุด และน่าจะสื่อถึงความสำคัญของสิ่งนี้ได้ภายในโควทเดียว…
แถมในตอนท้าย ! หากใครสนใจ หลักสูตร การพัฒนาตนเอง การบริหารเวลา ค้นหาคอร์สอบรมได้เพิ่มเติมได้ที่ aobrom.com
